Symbol:

USC.5353    

 

Wydział:

Urząd Stanu Cywilnego

 

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz. 1741 ze zm.),

- ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2015 r. poz. 783 ze zm.),

- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2016 r. poz. 23),

- Konwencja Nr 16 sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735),

- Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz.U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938).

 

Opłaty:

Opłata skarbowa:

  • za odpis zupełny aktu zgonu po dokonaniu transkrypcji - 50 zł,
  • za odpis zupełny aktu zgonu wydany w wyniku sprostowania lub uzupełnienia – 39 zł,
  • od pełnomocnictwa – 17 zł -  wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Opłatę skarbową, gotówką, uiszcza się bezpośrednio w urzędzie w chwili składania wniosku lub wcześniej przelewem na konto urzędu: 
Urząd Gminy Miasteczko Krajeńskie, ul. Dąbrowskiego 16, 89-350 Miasteczko Krajeńskie 
NBS Białośliwie 51 8937 0007 0000 0404 2000 0009.

 

Termin odpowiedzi:

Wnioski o transkrypcję aktu zgonu załatwiane są niezwłocznie; jeżeli jednak załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego - nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.

Po transkrypcji aktu zgonu wnioskodawca otrzymuje odpis zupełny aktu zgonu.

 

Jednostka odpowiadająca:

Urząd Stanu Cywilnego

ul. Dąbrowskiego 16

89-350 Miasteczko Krajeńskie

tel. 67 287 31 96 wewn. 36

 

 

 

 

Tryb odwoławczy:

Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie dokonania transkrypcji. Odwołanie wnosi się do Wojewody Wielkopolskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który  wydał decyzję.

 

Uwagi:

Akt stanu cywilnego sporządzony za granicą może być wpisany do rejestru stanu cywilnego na wniosek osoby lub z urzędu.
Transkrypcja zagranicznego aktu polega na wiernym przepisaniu jego treści, uwzględniając tyko te dane które przewiduje prawo polskie. Natomiast akt, który nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez prawo polskie, ma zmniejszoną moc dowodową. Taki akt może być uzupełniony lub sprostowany na wniosek strony.

Transkrypcja aktu zagranicznego to czynność materialno-techniczna wybranego kierownika USC.

Nie można transkrybować aktu zagranicznego, który wywołuje wątpliwości co do jego autentyczności, zawiera poprawki, skrobania  jest zniszczony, nieczytelny.

Nie jest również dopuszczalne, aby transkrybować ten sam akt dwukrotnie na terenie tego samego kraju.

Transkrypcji można dokonać bez względu na to, czy osoba, której akt dotyczy, jest obywatelem polskim czy cudzoziemcem. Zagraniczny akt można wpisać bez względu na jego datę wystawienia i datę zdarzenia którego akt dotyczy. Prawo polskie nie przewiduje obowiązku wpisu aktu zagranicznego.

Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu zgonu można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego. 

Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu zgonu może złożyć:

  • osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji aktu zgonu,
  • osoba, która wykaże interes faktyczny w transkrypcji aktu zgonu.

Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika. 

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Akt zgonu po transkrypcji może wymagać sprostowania lub uzupełnienia, szczególnie jeżeli  osoba, której akt dotyczy  posiadała sporządzone w Rzeczpospolitej Polskiej akty stanu cywilnego potwierdzające zdarzenia wcześniejsze (np. akt małżeństwa, akt urodzenia). 

 

 

Dokumenty:

  • wniosek,
  • jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika - pełnomocnik dołącza do wniosku oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa; pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia, a ponadto musi być zaopatrzone w datę i podpis mocodawcy,
  • oryginał zagranicznego aktu lub odpisu aktu zgonu wraz z jego tłumaczeniem na język polski,
  • dokumenty stanu cywilnego stwierdzające zdarzenie wcześniejsze wraz z ich tłumaczeniem na język polski  - jeżeli wnioskodawca wnosi jednocześnie o sprostowanie lub uzupełnienie transkrybowanego aktu zgonu, a dokumenty te nie zostały uprzednio sporządzone na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:

  • tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
  • tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
  • konsula.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również :

  • dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
  • dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP. 

Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów urodzeń, małżeństw i zgonów na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną 8 września 1976 r. w Wiedniu.

Dokumenty składane wraz z wnioskiem o transkrypcję aktu zgonu nie podlegają zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.

Osoby przebywające poza granicami RP mogą również skorzystać w sprawie transkrypcji aktu zgonu z pośrednictwa konsula RP.  We właściwym konsulacie otrzymają wówczas niezbędne informacje oraz uiszczą stosowne opłaty.